Orython Care — Beslisdocument voor intern overleg
Dit document biedt een overzicht voor alle betrokken stakeholders: zorgmanagement, directie, ICT/privacy en inkoop. Bedoeld als intern bespreekdocument, niet als aanbod of contract.
1. Het probleem
Managers in de gehandicaptenzorg beschikken over voldoende informatie, maar die staat op te veel verschillende plekken: jaarplannen in SharePoint, acties in e-mail, teaminfo op een whiteboard, signalen in de mondelinge overdracht. Dat leidt tot:
- Managers die wekelijks meerdere systemen raadplegen voor één situatieoverzicht
- Jaarplannen die na het opstellen niet meer worden gevolgd
- Overdrachten die per medewerker anders worden ingevuld, met wisselende kwaliteit
- Teams die voor werkoverleg afhankelijk zijn van WhatsApp of andere privékanalen
- ICT-toetsingstrajecten die goede oplossingen vertragen of blokkeren
2. De oplossing — Orython Care Managementcockpit
Orython Care is een managementcockpit die één overzicht biedt per woning, locatie en cluster. Het platform werkt naast bestaande systemen en vervangt het ECD niet.
Clusteroverzicht
Stand van alle locaties in één scherm. Direct zien waar aandacht nodig is.
Jaarplan & acties
Doelen, acties en voortgang per locatie. Geen aparte rapportagerondes.
Teamoverzicht
Functies, rollen en bevoegdheden per locatie. Zichtbaar per dienst.
Dienstoverdracht
Gestructureerd format per dienst. In 2–3 minuten ingevuld. Open taken schuiven automatisch door.
3. Waarde per stakeholder
Zorgmanager / locatiemanager
- Minder achter informatie aanjagen
- Jaarplan-voortgang zichtbaar zonder e-mailrondes
- Standaard overdrachtsformat voor alle locaties
Directie / bestuur
- Stapsgewijs invoeren — één locatie tegelijk
- Geen lock-in: gegevens zijn altijd exporteerbaar
- Investeringsbasis op basis van pilotresultaten
ICT / Privacy / Inkoop
- Verwerkersovereenkomst beschikbaar voor toetsing
- Rolgebaseerde toegang met volledige auditlogging
- DPIA-sjabloon op aanvraag beschikbaar
Begeleiders / teams
- Overdracht opstellen in 2–3 minuten
- Geen WhatsApp meer voor werkberichten
- Buiten dienst = buiten bereik
4. Pilotscope (in te vullen per organisatie)
De onderstaande punten worden vooraf schriftelijk vastgelegd. Vul in wat relevant is voor uw situatie.
- Locaties
Welke locaties / woningen nemen deel?
Aanbevolen: 1–2 locaties voor de eerste pilot
- Modules
Welke onderdelen worden getest?
Bijv. overdracht + jaarplan, of alleen managementcockpit
- Medewerkers
Wie krijgt toegang?
Rollen: begeleider / teamleider / locatiemanager / clustermanager
- Looptijd
4 weken (standaard)
Aanpasbaar in overleg
- Kosten
Op basis van scope — transparante offerte vooraf
Geen verborgen kosten of automatische verlengingen
- Stopmoment
Altijd mogelijk
Gegevens zijn exporteerbaar bij beëindiging
5. Succescriteria (in te vullen per organisatie)
Leg vóór de pilot vast wanneer deze als geslaagd wordt beschouwd. Dit voorkomt achteraf discussie.
- Managers ervaren minder zoektijd per week (nulmeting vs. eindmeting)
- Overdrachten worden consistent ingevuld door alle betrokken medewerkers
- Jaarplan-voortgang is wekelijks zichtbaar zonder aparte rapportage
- Medewerkers geven aan dat het systeem meerwaarde biedt (tevredenheidsscores)
- ________________ [eigen criterium organisatie]
- ________________ [eigen criterium organisatie]
6. Implementatiestappen
Intakegesprek
Scope, rollen, gegevens en afspraken vaststellen (1–2 uur)
Nulmeting
Huidige tijdbesteding en knelpunten in kaart brengen
Inrichting
Toegang en rollen instellen, verwerkersovereenkomst tekenen
Introductiesessie
Max. 1 uur voor betrokken teams, online of op locatie
Pilotfase
4 weken operationeel gebruik, tussentijdse feedback
Evaluatie
Meting vs. nulmeting, evaluatierapport, beslissing over vervolg
7. Beveiliging & privacy — standpunten
Orython Care is geen gecertificeerd keurmerk. Definitieve implementatie vereist een DPIA, verwerkersovereenkomst en risicoanalyse door uw eigen organisatie. Onderstaande punten zijn aantoonbare maatregelen — geen compliance-garantie.
- Hosting
Binnen de Europese Unie
Gegevens verlaten de EU niet
- Versleuteling
Versleutelde opslag en transmissie (TLS/AES)
- Toegang
Rolgebaseerd — medewerkers zien alleen wat nodig is voor hun rol en dienst
- Auditlogging
Elke handeling wordt gelogd en is exporteerbaar
- Verwerkersovereenkomst
Beschikbaar voor toetsing — op aanvraag
- DPIA
Sjabloon beschikbaar — invulling is verantwoordelijkheid van de organisatie
- AI-gebruik
Uitsluitend als schrijfassistent; geen medische of organisatorische beslissingen
- Exit
Gegevens exporteerbaar bij beëindiging; verwijdering na afgesproken bewaartermijn
- Certificeringen
Niet van toepassing (startup-fase)
NEN 7510-traject staat op de langetermijn-roadmap
8. Controlelijst ICT / Privacy / Inkoop
Gebruik deze lijst bij de interne toetsing. Kruisje aan als beantwoord.
9. Prijsfactoren
De prijs van een pilot of implementatie is afhankelijk van onderstaande factoren. Een transparante offerte wordt opgesteld vóór aanvang.
- Aantal locaties
Prijs per locatie of cluster
- Gebruikte modules
Cockpit, overdracht, jaarplan, team — combineerbaar
- Koppelingen
SSO (Azure AD) en eventuele toekomstige ECD-koppeling
- Implementatieduur
Standaard pilot: 4 weken
- Ondersteuning
Introductiesessie, begeleiding, evaluatierapport inbegrepen
- Verlenging
Geen automatische verlenging — expliciete beslissing vereist
10. Risico's en beheersmaatregelen
Risico
Medewerkers adopteren het systeem niet
Beheersmaatregel
Introductiesessie + tussentijdse feedbackronde + aanpassingen op basis van gebruik
Risico
Koppeling met bestaande systemen lukt niet
Beheersmaatregel
Pilot start altijd standalone — koppelingen zijn optioneel en komen pas na bewezen meerwaarde
Risico
Privacy- of beveiligingsincident
Beheersmaatregel
Rolgebaseerde toegang, auditlogging, versleuteling en verwerkersovereenkomst minimaliseren risico
Risico
Pilot levert niet het gewenste resultaat op
Beheersmaatregel
Stopmoment vooraf afgesproken — geen doorlopende verplichtingen, data exporteerbaar
Risico
Leveranciersstabiliteit (jonge organisatie)
Beheersmaatregel
Data-exportmogelijkheid gegarandeerd — exit is altijd mogelijk zonder gegevensverlies
11. Openstaande beslispunten
Gebruik deze lijst als basis voor het besluitvormingsgesprek.
- Welke locaties / teams nemen deel aan de pilot?
- Wie is intern verantwoordelijk voor de pilotcoördinatie?
- Is er draagvlak bij de OR / medezeggenschapsraad?
- Is de DPIA voltooid of gepland?
- Is de verwerkersovereenkomst getoetst door de privacy officer?
- Wat zijn de interne succescriteria voor de pilot?
- Wanneer vindt de evaluatie plaats en wie is daarbij aanwezig?
- Wat is het budget voor de pilot?
- ________________ [aanvullend beslispunt]
Vragen of klaar voor een gesprek?
Neem contact op via info@orython.care of plan een gesprek via het formulier op de website.
Orython Care — Utrecht, Nederland — info@orython.care — Fictieve demogegevens